Hébergement et réversibilité — G-Welcome

1. Juridiction de l'infrastructure

G-Welcome est hébergé par Contabo GmbH (Welfenstraße 22, 81541 Munich, Allemagne), dans son datacenter de Lauterbourg (France), exploité par Contabo France SAS (2 rue Taunus, 67630 Lauterbourg).

L'infrastructure est donc située dans l'Union européenne et relève du droit de l'Union, du droit français (lieu d'exploitation) et du droit allemand (siège de l'hébergeur).

Les e-mails de notification de G-Welcome partent par défaut du service Microsoft 365 de GD-ICT, configuré dans la région UE/AELE (Microsoft Ireland Operations Ltd.), lorsque le client n'utilise pas son propre relais SMTP. Un accès à distance depuis un pays tiers, notamment pour l'assistance de Microsoft, reste possible.

2. Accès de pouvoirs publics étrangers

Description générale des mesures en place :

• hébergement dans l'Union européenne ; aucun transfert des données du service hors de l'Union par GD-ICT ;
• accord de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD entre GD-ICT et l'hébergeur ;
• chiffrement HTTPS/TLS des échanges ; accès aux données de production limité aux personnes dont la fonction le justifie, journalisé ; rôles et permissions dans l'application ;
• engagement contractuel envers chaque client (DPA) de ne traiter les données que sur ses instructions documentées.

3. Quitter G-Welcome : procédure

Exporter à tout moment. Pendant votre contrat, vous pouvez exporter vous-même, depuis G-Welcome, le registre des visiteurs (menu « Registre visiteurs », bouton « Exporter ») et les enregistrements de pointage (menu « Registre des pointages », bouton « Exporter »), aux formats CSV, Excel (XLSX) et JSON. Les autres données sont fournies par GD-ICT sur demande écrite (voir « Contact »), aux formats CSV et JSON.

Changer de fournisseur ou migrer vers votre propre infrastructure.

1. Notifiez votre demande par écrit (voir « Contact ») avec un préavis qui ne dépasse pas deux mois.
2. À l'issue du préavis commence une période de transition de 30 jours calendrier au maximum. Pendant cette période, GD-ICT apporte une assistance raisonnable, assure la continuité du service et maintient un niveau élevé de sécurité.
3. Si cette période est techniquement irréalisable, GD-ICT vous le notifie dans les 14 jours ouvrables, avec une justification, et propose une autre période qui ne peut excéder sept mois.
4. Après la transition, ou après la fin du contrat, GD-ICT vous fournit sur demande écrite, pendant au moins 30 jours calendrier, l'ensemble de vos données exportables. Ensuite, GD-ICT les efface de ses systèmes de production et les purge de ses sauvegardes selon leur cycle de rotation, qui n'excède pas 90 jours, sous réserve des données qu'elle doit légalement conserver (notamment à des fins comptables). Sur demande, GD-ICT confirme l'effacement.

Limites techniques connues.

• Ne sont pas exportables : le code et les algorithmes du service, les données de GD-ICT ou de ses autres clients, et les éléments protégés par le secret des affaires ou nécessaires à la sécurité du service.
• Ne sont jamais exportés : les mots de passe (conservés uniquement sous forme d'empreinte), les secrets techniques (mots de passe SMTP, clés Microsoft 365, SMS, paiement) et les jetons d'accès.
• Il n'existe pas d'export en libre-service de l'ensemble du compte en une seule fois.
• Les exports en libre-service sont découpés par période : le registre des visiteurs semaine par semaine, les pointages par semaine ou par jour.
• Les données qui dépassent leur durée de conservation sont purgées automatiquement et ne sont plus exportables : par défaut cinq ans pour les pointages, et la durée choisie par le client pour le registre des visiteurs.
• Dans le registre des visiteurs en CSV et XLSX, il n'y a pas de colonne de date de sortie : une visite qui passe minuit n'en montre que l'heure. L'export JSON contient cette date.
• Le registre des visiteurs en JSON donne l'heure locale de Bruxelles sans indication de fuseau, alors que les pointages en JSON sont en UTC.
• Dans les fichiers XLSX, les dates sont du texte et non des dates Excel natives.

4. Registre des données exportables et de leurs formats

Cette section est le registre en ligne tenu à jour par GD-ICT. Elle décrit les structures et les formats de données exportables, qui correspondent à l'article 13.3 des conditions générales de vente. Les exports sont fournis en format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (CSV ou équivalent, article 13.1).

4.1. Jeux de données

4.2. Conventions communes

4.3. Registre des visiteurs

Période : une semaine, du lundi au dimanche, sans limite de lignes, avec un filtre facultatif par site. Fichier nommé registre-visiteurs-<lundi>_<dimanche>.<csv|xlsx|json>. Les heures sont celles de Bruxelles, telles qu'affichées à l'écran.

Colonnes CSV et XLSX, dans l'ordre :

JSON : métadonnées du, au, genereLe, regleDuree, nbVisites. Champs de chaque visite :

4.4. Enregistrements de pointage

Période : à l'écran, la semaine ou le jour affichés, avec un filtre facultatif par salarié. Fichier nommé pointages-<brut|agrege>-<du>_<au>.<ext>.

Niveau « Brut » : une ligne par pointage, pointages annulés compris.

Niveau « Agrégé » : une ligne par salarié et par jour.

JSON : horodatages en ISO 8601 UTC, origines sous forme de codes, métadonnée fuseau: "Europe/Brussels".

Historique des corrections. Une correction crée un nouveau pointage et annule l'ancien. Le niveau Brut contient les deux lignes, reliées par la colonne « Remplace », avec l'auteur et le motif de la correction : les anciennes et les nouvelles valeurs se lisent en rapprochant ces deux lignes.

4.5. Données fournies sur demande écrite

Les comptes des administrateurs et des utilisateurs, la configuration (sites, paramètres, durées de conservation, salariés, contacts internes, bornes) et les journaux (journal des accès, journal d'audit des pointages) ne s'exportent pas depuis l'application. GD-ICT les fournit sur demande écrite, aux formats CSV et JSON, selon les conventions du point 4.2.

4.6. Normes et spécifications ouvertes

CSV (RFC 4180, séparateur point-virgule), encodage UTF-8 ; XLSX (Office Open XML, ISO/IEC 29500) ; JSON (RFC 8259) ; dates ISO 8601 dans les exports JSON des pointages.

5. Frais de changement de fournisseur

Avant le 12 janvier 2027, les éventuels frais de changement de fournisseur sont limités aux coûts réellement supportés par GD-ICT pour l'opération et sont détaillés par écrit avant son exécution. À partir du 12 janvier 2027, aucun frais de changement de fournisseur n'est facturé. Les redevances ordinaires et l'indemnité de résiliation anticipée prévue à l'article 12.3 des CGV ne sont pas des frais de changement de fournisseur.

6. Contact

Toute demande d'export ou de migration se fait par écrit :

• par e-mail : [email protected] ;
• par courrier : GD-ICT, Rue Lemaire 21, 4684 Haccourt (Belgique).

GD-ICT accuse réception de votre demande dans les 5 jours ouvrables.