G-Welcome : registre de visiteurs et pointage des salariés, 100 % web

G-Welcome est une plateforme web éditée par GD-ICT, en Belgique, qui gère le registre des visiteurs et le pointage des salariés d'une entreprise. Tout fonctionne dans un navigateur, sur ordinateur comme sur tablette : il n'y a aucun logiciel à installer. Deux modules sont proposés, souscriptibles ensemble ou séparément.

Pas en version de base : une affiche portant un QR code à l'entrée suffit, le visiteur s'enregistre depuis son propre téléphone. Si vous préférez une borne d'accueil, n'importe quelle tablette du commerce convient, et le pointage des salariés s'appuie sur un lecteur de badges. GD-ICT ne vend pas de matériel, mais peut vous conseiller dans votre choix.

Le registre des visiteurs coûte 30 € par mois, le pointage des salariés 30 € par mois, et le pack réunissant les deux modules 45 € par mois. Ces tarifs valent pour un site, avec un engagement de douze mois, et s'accompagnent de 150 € de frais de mise en service. Les formules incluant le pointage couvrent dix salariés ; chaque tranche de cinq salariés supplémentaires coûte 12 € par mois. GD-ICT relevant du régime de franchise des petites entreprises, aucune TVA ne s'ajoute à ces montants.

De trois façons, au choix : en scannant avec son téléphone le QR code affiché à l'entrée, en utilisant une borne d'accueil installée sur une tablette, ou en se faisant enregistrer par le personnel d'accueil directement dans le registre. Le formulaire demande une trentaine de secondes. La personne visitée est prévenue aussitôt par e-mail ou par SMS.

Non. Le formulaire d'enregistrement s'ouvre directement dans le navigateur du téléphone après le scan du QR code. Aucune installation ni création de compte n'est demandée au visiteur.

Un bouton présent sur tous les écrans de l'administration génère immédiatement le registre d'urgence : la liste des personnes réellement présentes dans le bâtiment, visiteurs et salariés réunis dans un même document, transmise par e-mail aux responsables désignés. Lorsque l'entreprise compte plusieurs bâtiments, un document distinct est produit pour chaque site.

Le module de pointage a été conçu dans cette perspective : entrées et sorties horodatées, journal des modifications inaltérable, détection des sorties oubliées, relevé mensuel en PDF transmis au salarié, et exports détaillés ou agrégés par journée. L'entrée en vigueur de l'obligation belge d'enregistrement du temps de travail est annoncée pour le 1ᵉʳ janvier 2027.

Non. Checkinatwork est un enregistrement des présences que l'ONSS impose sur certains chantiers, et il suppose une transmission vers le portail de la sécurité sociale. G-Welcome tient votre registre de présence en interne : il ne transmet rien à l'ONSS et ne vous dispense pas de cette formalité si vous y êtes soumis. Si vos activités relèvent de la déclaration de travaux, vérifiez vos obligations auprès de l'ONSS ou de votre secrétariat social.

La borne d'accueil et le formulaire d'enregistrement des visiteurs sont disponibles en français, en néerlandais, en anglais et en allemand.

Oui. G-Welcome gère plusieurs sites depuis une même administration, avec un registre d'urgence distinct par bâtiment, afin de ne jamais envoyer quelqu'un chercher des personnes dans un bâtiment où elles ne se trouvent pas. Les tarifs affichés valent pour un site ; à partir de deux bâtiments, GD-ICT établit une proposition sur mesure.

G-Welcome ne collecte que les données nécessaires à la tenue du registre, propose une purge automatique des enregistrements anciens et permet leur export en Excel, CSV ou JSON. L'accès à l'administration se fait par comptes nominatifs avec rôles et double authentification. La politique de confidentialité détaillée est publiée sur le site de GD-ICT.